La description:
Vous partagerez votre temps de travail entre l'administration et la vie associative. Rattachement hiérarchique : Directrice du CSC Jean Wagner Relations fonctionnelles : Présidente (gouvernance), Expert-comptable/Prestataire paie, Responsables de pôles / Chefs de service, CSE le cas échéant Vous travaillerez au Siège de l'association + sites (selon besoins). L'assistant de direction assure le suivi administratif du centre social et de l'association, le secrétariat de direction et la gestion administrative du personnel. Il participe à la gestion des ressources humaines en lien direct avec la Directrice et les responsables de secteur, dans le respect du cadre légal et conventionnel (ALISFA). Par ses actions, il participe à la mise en œuvre des orientations du projet social et à son évaluation. Missions principales: Assurer le secrétariat de la vie associative Assurer la gestion administrative des ressources humaines en lien avec la Directrice Assurer le suivi des plannings théoriques des salariés Superviser le pôle administratif et le service entretien de la structure Participer à la vie du CSC Activités: A. Assurer le secrétariat de la Vie Associative Gestion du courrier de direction Assurer le secrétariat des instances : envoi des convocations, participation au CA et aux AG, rédaction des comptes rendus Préparer les documents liés à l'Assemblée Générale Assurer, en l'absence de la comptable ou d'une personne de l'équipe administrative, des actions comptables de première nécessité (règlements, virements, avances, encaissements, inscriptions), sur validation préalable de la Direction Assurer la gestion et le suivi des accès (clés, badges, accès numériques) téléphones et matériels informatiques. B. Assurer la gestion administrative des Ressources Humaines (FOCUS RENFORCÉ) B1. Recrutement / entrées Participer au recrutement : publication des offres, réception des candidatures, organisation logistique des entretiens Mettre en œuvre la démarche d'accueil et d'intégration en lien avec la Directrice et actualiser le livret d'accueil des nouveaux salariés Préparer les contrats de travail (CDD, CDI), avenants et déclarations préalables à l'embauche sur la base des arbitrages écrits de la Direction Assurer le suivi des contrats aidés en lien avec les organismes prescripteurs Créer et tenir à jour les dossiers du personnel Assurer le suivi du registre du personnel, suivi médecine du travail, formation... B2. Paie - préparation / contrôle / sécurisation (interface prestataire) Collecter tout au long du mois les variables de paie : pointage, congés, arrêts maladie, absences injustifiées, éléments assimilés Consolider les variables dans un tableau mensuel unique et tracer les validations Transmettre les variables au prestataire de paie selon le calendrier défini Contrôler les états préparatoires (cohérence contrats/absences/brut/net/primes) Alerter immédiatement la Direction en cas d'anomalie (écart inhabituel, ligne de paie non prévue, modification de taux, indemnité non contractualisée) B3. Suivi du temps de travail / plannings / absences Assurer le suivi des plannings théoriques des salariés et des adaptations Mettre à jour les éléments liés aux absences (CP, arrêt maladie, AT, récupérations) Suivre les compteurs (congés, CET le cas échéant) et assurer la cohérence avec les contrats Assurer le lien avec la médecine du travail sur demande de la Direction (convocations, documents administratifs) B4. Formation / OPCO Assurer la gestion administrative de la formation avec l'OPCO : inscriptions, demandes de remboursement, suivi des pièces justificatives C. Superviser le pôle accueil, administratif et logistique Superviser le pôle accueil, administratif et logistique Contribuer à la coordination des tâches et à la continuité de service (planning, priorités) Assurer la gestion des tâches administratives en lien avec les services concernés, sur délégation explicite de la Direction D. Participer à la vie du CSC