La description:
Acime Frame est une PME dans le secteur de la santé basée à Rinxent sur la Côte d'Opale (62). Acime conçoit, fabrique et commercialise du mobilier médical pour le milieu hospitalier avec une mission : le bien-être des soignants comme des patients. Acime Frame recherche un Assistant Administration des Ventes Export H/F. Maitrise Anglais obligatoire. Positionnement du poste dans l'organisation : Sous l'autorité du Responsable ADV Export. En relation avec différents intervenants : la direction et tous les services de la Société Missions et responsabilités : -Réaliser le traitement administratif et commercial des commandes clients dans un objectif de qualité -Assurer la communication administrative entre les différentes branches de l'entreprise. -S'assurer que les commerciaux Exports disposent des supports techniques et commerciaux nécessaires et transférer les demandes aux autres services. -Enregistrer les commandes dans les meilleurs délais et transférer les informations aux commerciaux et à la production -Faire les devis des commerciaux conformément au tarif -Suivre les commandes -Repérer les commandes hors délai de livraison et reporter les informations aux commerciaux -Organiser les transports (formalités administratives, mentions légales, formalités douanières, relations avec les transporteurs) -Suivre la facturation et règlements (crédit documentaire, lettre de crédit...) -Support aux commerciaux pour les appels d'offre Tâches : -Participation aux meetings commerciaux et salons -Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients selon leur demande (suivi commande, informations produit etc) -Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients allemands, anglais etc -Etablir devis dans le strict respect des tarifs et des conditions de ventes validées par la direction -Transmettre les données sur les modalités techniques et commerciales aux clients, aux commerciaux terrain -Enregistrer la commande, vérifier les conditions de réalisation (délais, mode de conditionnement, en informer les clients et les commerciaux) sur les logiciels Excalibur France, Excalibur UK et Excalibur GmbH -Transmettre le suivi hebdomadaire des commandes en cours de fabrication -Vérifier les éléments de paiement des commandes (règlement, facturation. frais de port etc), vérification des en-cours et des couvertures crédits -Génération des factures clients sur les logiciels Excalibur France, Excalibur UK et Excalibur GmbH -Collecter les éléments nécessaires à la réponse aux appels d'offre : effectuer toute la trame documentaire et s'assurer de la réponse dans les délais -Constitution de la partie administrative des dossiers de réponse aux appels d'offre -Transmettre les éléments nécessaires aux réunions hebdomadaires Informations complémentaires : -Savoir : Connaissance des produits, du tarif, maîtrise de la langue anglaise -Savoir-faire : Maitrise de l'outil informatique, Power point etc... -Savoir être : Réactivité, rigueur, organisation, dynamisme, sens de la communication, polyvalence