La description:
Affectation : Service Relations Alumni CDD 1 an Démarrage à compter du 16/03/2026 Catégorie : B Corps : Technicien Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement Rémunération selon grille de la Fonction Publique Mission Réaliser et coordonner de manière polyvalente les activités administratives et demandes financières nécessaires à la gestion du service et gérer les demandes des alumni (diplômés, doctorants, personnels), des étudiants, et des recruteurs. Activités Administration, organisation et gestion - Gestion de l'agenda et des rendez-vous de la direction (VIP, directions des entités de l'Unistra- partenaires), planning de travail, renseignement des tableaux de bord et des listes de diffusion. - Organisation des réunions du Service relations alumni et rédaction des comptes-rendus. - Organisation des réunions visant le renforcement du réseau des référents Alumni des composantes (facultés, écoles et instituts), contact avec les référents, mise à jour des listes. - Gestion administrative, suivi budgétaire du service, et gestion des ordres de mission. - Développement et gestion de la boutique en ligne du Service relations alumni et participation à la génération de recettes propres, responsabilité d'une régie de recettes (en direct et en ligne). Assistance à l'organisation des événements - Contact et négociation avec des fournisseurs, engagements budgétaires, préparation des listes d'émargement, et gestion des questionnaires de satisfaction. - Participation aux événements, accueil des participants, gestion des documents, organisation logistique. Support aux usagers du Réseau alumni - Gestion et validation des inscriptions des alumni au Réseau, soutien à l'encadrement de vacataires étudiants pour la gestion des inscriptions des membres du Réseau alumni. - Réponse aux premières demandes des alumni, relais et suivi des sollicitations/propositions des alumni auprès de l'équipe, des services et des composantes de l'Université. - Veille liée à la complétude des profils et relance téléphonique pour leur mise à jour par les membres du Réseau Alumni. - Suivi et mise à jour du fichier de alumni actifs en relation avec les membres de l'équipe du SRA. Savoir sur l'environnement professionnel - connaissance du monde universitaire - Connaissance approfondie en gestion administrative (de niveau licence, BTS assistante de direction ou équivalent avec une première expérience ou stage professionnel dans le domaine) Savoir-faire opérationnel - Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office ou équivalent word, excel, powerpoint), rédiger des comptes-rendus, des résumés, et des « posts » sur les réseaux sociaux institutionnels. - Assurer le suivi budgétaire en recettes et en dépenses en lien avec un pôle financier de l'université de Strasbourg et négocier les prestations - Effectuer des requêtes de profils sur les réseaux sociaux (linkedIn) - Faire preuve d'excellentes qualités rédactionnelles - Bonne expression en anglais et en allemand - Niveau B2-C1 - Assurer le suivi des actions Savoir-faire comportemental - Important sens de l'organisation - Capacité à s'adapter aux besoins des usagers du Réseau Alumni et aux membres du Service relations alumni - Sens du service rendu - Dynamisme, réactivité et polyvalence - Capacité d'écoute et d'analyse des besoins - Qualité relationnelle et de communication - Capacité à travailler en équipe et en autonomie - Capacité à rendre compte Contraintes particulières - Disponibilité pour les événements selon le programme des activités du Service Relations Alumni en journée ou en soirée, le cas échéant. - Interruptions fréquentes - Amplitude horaires importantes lors des événements - Port de charges (documents etc) lors des événements