La description:
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum dans le domaine de l'assistanat de direction, de la gestion administrative ou équivalent, et vous justifiez d'une expérience confirmée dans une fonction similaire, idéalement en environnement institutionnel ou médico-social. Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques, faites preuve d'une excellente capacité d'organisation, de rigueur et de discrétion professionnelle. Autonome, réactif(ve) et doté(e) d'un bon sens relationnel, vous savez gérer les priorités, travailler en réseau, faire du reporting et vous adapter à un environnement multi-sites. Sous l'autorité de l'attachée de Direction de Pôle, vous prenez en charge un ensemble de missions administratives, techniques et organisationnelles visant à sécuriser, structurer et fluidifier le fonctionnement du Pôle Oise. Pour cela, vous apportez un appui opérationnel quotidien à l'Attachée de Direction dans la gestion administrative et la coordination des activités du Pôle, dans un environnement médico-social multi-sites. Dans le cadre de consignes générales permanentes et selon des instructions précises sur les objectifs et le mode opératoire, vous mettez en œuvre les moyens nécessaires, avec des applications pouvant être diversifiées. Vous pouvez être appelé à prendre des initiatives pour adapter les instructions et prévoir les moyens d'exécution. Assistance directe à l'Attachée de Direction de Pôle Prise en charge de missions administratives déléguées. Aide à la structuration et fiabilisation des informations transmises par les établissements. Appui à la préparation et au suivi des réunions de direction : convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus et diffusion. Participation à l'harmonisation des pratiques administratives et à la continuité de service du Pôle. Soutien administratif et technique Gestion des flux administratifs : courriers, parapheurs, diffusion, suivi et archivage des documents. Rédaction, relecture et mise en forme de documents institutionnels : courriers, notes, comptes rendus, conventions, rapports. Mise à jour des trames, procédures et outils administratifs. Élaboration et suivi de tableaux de bord divers (conventions, indicateurs etc.). Appui aux outils métiers et à la gestion documentaire Utilisation des outils de gestion : Octime, Zeendoc, Imago, RESID-ESMS. Contribution à la qualité du classement numérique et à l'optimisation des circuits d'information.