La description:
Missions : L'Assistant(e) Administrative & Travaux assure le suivi administratif, commercial et organisationnel des chantiers. Il/Elle est l'interface entre les clients, les équipes internes (conducteurs de travaux, techniciens, direction) et les partenaires externes (sous-traitants, fournisseurs). Il/Elle contribue à la bonne gestion des projets, de l'ouverture à la réception des travaux et au suivi après-vente. Activités principales : Gestion administrative et organisation des chantiers : Créer, mettre à jour et archiver les dossiers chantiers (devis, contrats, assurances, attestations légales, DOE, DICT, PPSPS.). Assurer les déclarations obligatoires auprès des organismes (Consuel, urbanisme, etc.). Programmer et suivre les rendez-vous de chantier et réunions, préparer les comptes rendus. Vérifier et collecter les documents obligatoires des sous-traitants (K-bis, URSSAF, assurances.). Suivi logistique et opérationnel : Suivre les livraisons, vérifier la conformité des commandes. Gérer les plannings des équipes et relancer les intervenants en cas de retard. Planifier et suivre les interventions SAV, assurer la traçabilité et la satisfaction client. Suivi commercial et relation client : Assurer l'accueil téléphonique, répondre aux demandes clients et suivre leur satisfaction. Mettre à jour et gérer la base de données clients et prospects. Participer au suivi des appels d'offres, dossiers de candidature et relances commerciales. Suivre les règlements clients et relancer en cas d'impayés. Support interne : Mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord, plannings). Gérer les dossiers d'aides financières (CEE, MaPrimeRénov). Planifier les formations des collaborateurs. Assurer le suivi des facturations clients et fournisseurs avec la comptabilité. Compétences et qualités requises : Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (Pack Office, ERP, logiciels de suivi de chantier et SAV). Bonne connaissance des procédures administratives et réglementaires liées aux chantiers. Ce poste nécessite organisation, rigueur, méthode, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais Contexte et relations : Poste sous la responsabilité du Directeur de Travaux et/ou du Responsable Administratif et Financier. Travail en bureau avec interactions régulières avec clients, fournisseurs, sous-traitants et équipes terrain.