La description:
Activités demandées: Contribuer au bon fonctionnement administratif et opérationnel d'une ou plusieurs Unions Territoriales. Vous avez un niveau Junior (effectue les missions qui lui sont confiées avec une supervision rapprochée). Démarrage au 1er mars 2026, sur 4 jours semaine (jours à définir). Missions principales : Assurer l'accueil - Accueillir physiquement les visiteurs - Traiter les appels entrants - Orienter les visiteurs vers les structures - Apporter un premier niveau de réponse - Organiser les rendez-vous Assurer le fonctionnement de l'environnement de travail: - Gérer les dysfonctionnements de 1er niveau (fuite d'eau, informatique .) - Effectuer les commandes de fournitures - Veiller à la bonne tenue des locaux Traitement administratif : - Assurer le traitement du courrier / courriel - Saisir, le cas échéant, les éléments comptables - Rédiger des notes et des courriers à la demande du Bureau - Numériser, classer, archiver les documents - Renseigner le formulaire d'adhésion - Utiliser les bases de données SIA OMARS2, intranet . Organiser les réunions: - Préparer la logistique de la réunion (dossiers, restaurant, salle.) - Effectuer les convocations - Prendre des notes et rédiger une proposition de compte-rendu de réunion Compétences Métier: - Capacité à accueillir - Capacité à respecter les échéances, les consignes, les décisions - Capacité à transmettre l'information - Capacité à être en relation avec différents interlocuteurs Compétences comportementales - Capacité à respecter la confidentialité et à faire preuve de discrétion - Capacité à être organisé(e) et réactif(ve) - Capacité à travailler en équipe - Capacité à s'adapter Connaissance outils - Maîtrise des outils bureautiques Word/ Excel / Power point / Outlook / Teams Déplacements ponctuels en fonction de l'activité et des réunions programmées. Prise en charge des frais de déplacements si déplacement hors site de rattachement de Loos