La description:
L'exercice de la fonction d'assistant.e s'inscrit dans le cadre d'une équipe composée : o Du Président et des 15 membres du bureau de l'association régionale ; o D'une Déléguée Régionale ; o D'une Chargée de mission ; o D'une animatrice réseau Service Civique ; o D'une alternante en communication ; o D'une alternante juriste en droit de la santé. L'assistant(e) assure la gestion administrative de la fédération hospitalière régionale. - Sous l'autorité de la Déléguée Régionale et de la Chargée de missions, ses missions sont les suivantes : o Secrétariat de la délégation régionale : gestion des agendas électroniques et contrôle des échéances de la Déléguée et de la Chargée de missions, organisation des déplacements de la Déléguée, prise de rendez-vous, diffusion de mails d'information ciblés, prise de notes en réunions, rédaction de comptes rendus, enregistrement du courrier arrivé et départ ; o Préparation et suivi des instances régionales : Convention Régionale (2/an), Conseil d'Administration régional (2/an), réunion du bureau régional (1/mois en visio) ; o Préparation administrative et logistique des journées de réunions régionales : validation date, envoi invitations, suivi inscriptions, organisation et suivi logistique (location de salle, réservation traiteur) ; o Préparation de la Journée Régionale annuelle en lien avec le prestataire ; o Tenue bimensuelle des comptes de l'association en lien avec le cabinet d'expertise comptable ; o Gestion RH des membres de l'équipe (suivi congés, transmission éléments de paie à la gestionnaire de paie, envoi bulletin de salaire, accueil nouveau salarié et démarches à l'embauche) ; o Gestion des adhésions : calcul, appel à cotisations et relance des adhésions impayées ; o Tenue à jour du fichier des adhérents et des différentes listes de distribution