La description:
L'académie d'Aix-Marseille recrute un assistant polyvalent F/H pour accompagner le médecin conseiller technique du recteur et son adjointe dans l'ensemble de ses missions administratives et organisationnelles. Vous assurez en particulier la gestion des dossiers relatifs à l'exposition à l'amiante et contribuez à la préparation des dossiers médicaux pour les visites de médecine du travail. Pour l'exercice de vos missions, vous êtes placé sous l'autorité hiérarchique du médecin conseiller technique. Vos missions 1. Gestion administrative des dossiers amiante -Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers individuels des agents exposés à l'amiante. -Centraliser, classer et archiver les documents réglementaires (attestations d'exposition, fiches individuelles, comptes rendus médicaux, résultats d'examens, correspondances). -Veiller à la complétude et à la conformité des dossiers au regard de la réglementation en vigueur. -Assurer la traçabilité et l'archivage sécurisé des dossiers, dans le respect du secret médical et des règles de protection des données personnelles. -Préparer les éléments nécessaires aux demandes spécifiques, expertises ou instances liées à l'amiante. 2. Assistance au médecin conseiller technique du recteur et à son adjointe -Apporter un soutien administratif et organisationnel au médecin conseiller technique du recteur et son adjointe. -Répondre aux demandes d'informations relatives aux dossiers suivis, dans le respect des règles de confidentialité. -Participer à la continuité de service et à la mutualisation des tâches administratives. 3. Organisation et coordination -Gérer les plannings, convocations et rendez-vous liés aux suivis médicaux spécifiques. -Assurer l'interface entre le médecin conseiller technique, les médecins du travail, les services RH et les agents. -Participer à l'organisation des réunions, commissions ou groupes de travail (préparation des dossiers, logistique, comptes rendus le cas échéant). 4. Suivi administratif et reporting -Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de pilotage (dossiers amiante, visites médicales, échéances). -Contribuer à l'élaboration de bilans, statistiques et rapports d'activité du service. -Alerter le médecin conseiller technique en cas de situation particulière ou de dossier incomplet. Conditions particulières d'exercice : -Accès à des informations confidentielles et médicales. -Respect strict des procédures internes et de la réglementation en vigueur. A proximité de : Gare SNCF Gare routière Parking relais Axe autoroutier Les avantages de l'académie d'Aix-Marseille Participation aux frais de transports en commun Participation aux frais de mutuelle Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents Restauration sur place : oui Profil recherché : Connaissances - savoirs -Connaissance ou capacité à acquérir la réglementation en santé au travail, notamment relative à l'amiante. Savoir faire et savoir être -Capacité à gérer et organiser des dossiers sensibles et complexes. -Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciels de gestion). -Rigueur, méthode et sens de l'organisation. -Autonomie et capacité à prioriser les tâches. -Discrétion, sens aigu de la confidentialité et respect du secret médical. -Qualités relationnelles et esprit d'équipe. Profil recherché -Formation administrative ou médico-administrative. -Expérience souhaitée dans un environnement médical, médico-social ou en santé au travail. -Une expérience dans la gestion de dossiers réglementaires ou sensibles serait appréciée.