La description:
Vous aurez pour mission la gestion administrative et le suivi des dossiers de chantier. Rattachement hiérarchique : Directement rattachée au Directeur d'exploitation Missions principales : Suivi administratif et gestion quotidienne - Accueil téléphonique et gestion du courrier - Gestion, tri et réponse aux e-mails - Classement, archivage, gestion documentaire (papier & numérique) - Suivi des dossiers clients et fournisseurs - Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus Suivi administratif des chantiers - Préparation des documents techniques et administratifs - Suivi des documents de chantier (planning, contrats, DOE, PV de réception) - Interface avec les maîtres d'œuvre, architectes et donneurs d'ordres Devis & facturation - Saisie et envoi des devis - Édition, envoi et suivi des factures - Relances clients en cas d'impayés Ressources Humaines - Élaboration et envoi des contrats de travail - Rédaction et envoi des courriers aux salariés (ex : avertissements, rappels, notifications) - DPAE, suivi des congés et absences - Mise à jour des éléments variables dans un tableau de suivi et transmission au comptable Comptabilité (appui) - Préparation des pièces comptables (factures, justificatifs, relevés) pour l'expert-comptable - Suivi des règlements clients et fournisseurs Appels d'offres (marchés publics) - Veille sur les plateformes de marchés publics (ex : BOAMP, Marchés Online, Maximilien) - Constitution des dossiers administratifs (DC1, DC2, attestations, références, etc.) - Dépôt des offres via les plateformes dématérialisées - Utilisation de CHORUS Pro pour la facturation électronique Compétences requises : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) - Aisance avec les plateformes en ligne (dématérialisation, CHORUS, AO) - Bonne expression écrite et orale - Rigueur, organisation, discrétion et réactivité - Connaissance des marchés publics et de CHORUS vivement souhaitée Profil souhaité : - Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) de gestion, Assistant(e) manager ou équivalent) - Expérience dans une entreprise du bâtiment ou liée aux marchés publics est un plus Horaires à définir entre 9h et 18h, du lundi au vendredi