La description:
Pour notre antenne sur Rodez (Aveyron, 12), nous recherchons un ou une Secrétaire, pour assurer l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa mission est également administrative puisqu'elle est très souvent chargée de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers. Poste à pourvoir dès que possible Vos missions: - Accueillir et orienter les visiteurs ; - Gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de l'entreprise et sa hiérarchie, et inversement ; - Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ; - Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion) ; - Préparation des dossiers d'appels d'offres ; - Reproduction des documents ; - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieur, téléphonie...) ; - Assurer le classement et l'archivage des dossiers et documents qui lui sont confiés ; - Tenir à jour l'agenda de son service et de sa hiérarchie ; - Préparer les déplacements du personnel ; - Organiser des réunions ; - Assurer la prise de note lors de réunions, puis rédiger les comptes rendus. Qualités requises: Autonomie, discrétion. Capacité à intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités (Etre ordonné et méthodique). Disponible pour répondre aux urgences imposées par sa hiérarchie. Maîtrise parfaite du français écrit et oral. Excellentes qualités humaines pour rester toujours courtois(e), poli(e) et souriant(e). PREREQUIS INDISPENSABLE Connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique. Expérience professionnelle de 2ans minimum. NIVEAU : Baccalauréat + 2 minimum