La description:
Vos activités principales : Secrétariat du préfet : - Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, participation aux réunions agenda avec le corps préfectoral, réservation et organisation des déplacements - Accueil téléphonique : filtrage et gestion des appels - Messages et courriers : traitement et diffusion des courriels, rédaction de courriers courants, gestion du courrier réservé, suivi des parapheurs Suivi de dossiers : - Mise à jour du fichier des corps constitués et des listes de diffusion - Vérification de la distribution et de la mise à disposition des dossiers préfet en fonction de l'agenda Évènementiel : - Organisation de réunions : mise en place de réunions et visioconférences, réservation de salles - Gestion des invitations à la préfecture ou à la Résidence préfectorale : établissement de la liste des invités, envoi des invitations, élaboration de plans de table... Votre environnement professionnel : - Activités du service Le secrétariat a pour rôle d'apporter une assistance au préfet dans le cadre de son activité quotidienne et de dresser les perspectives de son emploi du temps. - Composition et effectifs du service Le secrétariat commun préfet et directeur de cabinet est composé de 3 personnes : - 2 assistantes (1B, 1C) pour le secrétariat du préfet - 1 assistante (1C) pour le secrétariat du directeur de cabinet - Liaisons hiérarchiques Le préfet - Liaisons fonctionnelles Administrations centrales, membres du corps préfectoral au niveau départemental et régional, tous services/directions des préfectures et sous-préfectures en Gironde et en Nouvelle-Aquitaine, collectivités territoriales (élus), tous services de l'État au niveau régional/départemental et partenaires. Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Discrétion, rigueur, réactivité et disponibilité sont nécessaires dans l'exercice de missions au plus près de l'autorité préfectorale. Poste occupé en horaires décalés par rotation au sein du secrétariat commun préfet et directeur de cabinet (avec alimentation du compte récupérateur). Les locaux sont accessibles en transport en commun et un parking vélo ou voiture est à disposition si besoin. Un restaurant administratif se situe dans le bâtiment. Régime horaire de travail : 35 heures