La description:
Date de prise de poste rapidement. Possibilité de Télétravail & déplacement (inter-Régions) La Direction du Service Institutionnel de la FEHAP Paris, recherche un(e) Assistante polyvalent(e) Logistique & Coordination, pour rejoindre son équipe dynamique. Vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations, la réussite des événements majeurs et la qualité des relations avec nos instances. Votre expertise contribuera directement à la performance et à l'image de notre institution. Vos missions : Accueil / Standard : assurer l'accueil téléphonique un vendredi sur deux et gérer le planning du standard. Logistique interne : réservation des salles au siège, restaurants, mise à jour du calendrier public, suivi des factures restaurant avec la comptabilité. Gestion des déplacements : organisation des voyages (train, hôtel) pour les membres des instances et du siège, suivi sur la plateforme de réservation, vérification des factures avec la comptabilité. Congrès / Assemblées Générales : gestion des inscriptions, suivi hebdomadaire des inscrits, organisation des hôtels et transports pour intervenants et CA, suivi des factures. Gestion des instances : mise à jour de la BDAF (commissions, comités, groupes de travail, CA, DR), suivi des mandats, préparation des notes pour validation au CA. Contrôle des notes de frais des membres des instances en lien avec la comptabilité. Gestion des adhésions/démissions : envoi des listes aux DR et chargés de mission, préparation des notes pour validation au CA. Mise à jour plateforme Dilitrust : envoi des procédures aux nouveaux membres, alimentation des documents importants (calendrier, commissions.). Préparation du calendrier prévisionnel des instances et diffusion aux parties prenantes. Gestion de la Flotte automobile. Votre Profil : Expérience : Une solide expérience sur un poste similaire et dans l'événementiel (minimum 5 ans), avec des réussites concrètes dans un service RH (Confidentialité incluse) Connaissances en droit social des adhérents (indispensable pour la conformité et la gestion des obligations légales). Compétences techniques :Maîtrise avancée du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint),Utilisation des plateformes de réservation. connaissance des procédures administratives et comptables. bases solides en droit social des adhérents. Organisation d'événements (congrès, AG). Gestion des flux logistiques et des déplacements. Contrôle des factures. Compétences et Qualités attendues : Organisation et rigueur. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Excellent relationnel et coordination interservices. Proactivité et force de proposition. Leadership naturel pour coordonner plusieurs acteurs./Adaptabilité face aux changements et aux urgences. Esprit analytique et goût pour l'optimisation.