La description:
Poste à pourvoir au 01/03/2026 L'assistant(e) de direction assure la coordination administrative et logistique du siège, en lien avec l'ensemble des services de l'association, sous la responsabilité directe de la direction. Il/elle centralise et organise un flux important d'informations, permettant à la direction de suivre régulièrement l'ensemble des activités de l'organisme. Il/elle prend en charge l'ensemble des opérations de secrétariat, en se distinguant par la nature des documents traités, souvent sensibles et confidentiels. Il/elle garantit la transmission et le traitement efficaces des informations nécessaires au bon fonctionnement des services, ainsi qu'aux relations internes et externes. Il/elle assure ponctuellement l'accueil du public, des fournisseurs et des partenaires, et apporte conseil et soutien aux équipes de secrétariat des structures locales. En tant qu'assistant(e) de projets, il/elle accompagne la direction dans la mise en œuvre et le suivi de projets gérés au niveau du siège. Autonomie et responsabilités : - Organise et réalise son travail en respectant les procédures définies et les instructions données par la direction. - Travaille en autonomie tout en rendant compte à la direction du suivi administratif du siège et des services. - Assure la continuité du service de direction en l'absence de la direction, afin de préparer et de faciliter son travail. - Accède à des informations parfois confidentielles et peut fournir des réponses directement à partir des éléments en sa possession. - Assistant(e) de projets : travaille en autonomie sous l'autorité de la direction, en respectant les normes et procédures établies pour la gestion des projets. Activités et compétences de base - Accueil et communication - Secrétariat et organisation administrative - Gestion documentaire et numérique : - Assistance à la direction dans les projets - Suivi et reporting Compétences requises Connaissances : - Fonctionnement d'une structure à vocation sociale : organisation, services, acteurs institutionnels et financiers, partenaires techniques. - Fonctionnement de la CAF, des collectivités territoriales, des services de l'État et des partenaires professionnels. - Techniques de secrétariat, d'organisation et gestion du standard téléphonique. - Méthodologie de gestion de projets. - Veille informationnelle et réglementaire, législation sociale. - Législation et réglementation des établissements sociaux accueillant du public. - Gestion administrative du personnel et suivi des dossiers mutuelle et prévoyance. - Organisation d'événements institutionnels (élections des représentants du personnel, préparation de l'Assemblée Générale de l'ASBH.). Savoir-faire opérationnels et relationnels : - Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableurs, gestion de fichiers, tableaux de bord. - Maîtrise des outils de gestion spécifiques (ex. logiciel Bel Ami). - Organisation efficace, méthodes de classement et d'archivage. - Réactivité, autonomie et sens de l'initiative. - Excellentes capacités relationnelles, tant à l'écrit qu'à l'oral, usage approprié des outils de communication (téléphone, email, internet). - Aptitudes rédactionnelles : notes de synthèse, comptes rendus, prise de notes. - Capacité à gérer simultanément plusieurs activités et à hiérarchiser les priorités. - Curiosité professionnelle, adaptabilité, qualités d'écoute et d'accueil. - Capacité à informer et rendre compte à la direction et aux interlocuteurs concernés. - Connaissance des structures affiliées ou membres de l'association pour être un interlocuteur efficace. - Maîtrise des techniques de communication professionnelle. Qualités et aptitudes personnelles : - Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, patience, capacité à travailler en équipe. - Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités et discernement. - Respect des procédures et des normes en vigueur. - Réactivité, sens de l'initiative, capacité à argumenter