La description:
Assistant administratif H/F - (CDD 6 mois- avec en objectif une prolongation ) Expérience en agence d'architecte préférable Notre équipe, à taille humaine, fonctionne dans un esprit de confiance et de collaboration où chacun s'entraide au quotidien. Ce poste est une opportunité clé pour accompagner directement l'architecte - maître d'œuvre dans la gestion de projets, notamment ceux en lien avec les marchés publics. *** Voici les missions *** ------------- 1 réponses aux marchés publics 1----------------- Phase Réception DCE - Traitement des pièces de consultation, leur classement dans le répertoire dédié, des mises à jour et informations client. - Pré-analyse du dossier : report des renseignements importants dans l'espace partagé + envoi rappel sur calendrier client, soit la date de visite, la date de RAO, les critères de sélection etc ----------- 2 Phase organisation réponse---------------- - Montage et organisation du dossier d'appels d'offres. - Montage et compilation du dossier de candidature en autonomie - suivi d'un tableau de bord de pilotage - Prise de contact avec partenaires pour rassembler les pièces demandées. ------------ 3 Phase rédaction offre avec ma validation --------------- - Mise en place des trames documentaires. - Relecture pertinente et aide à la rédaction de mémoires commerciaux et techniques. - Adaptation des documents pour répondre aux exigences du la consultation. - Vérification orthographique et syntaxique. ---- 4 Phase remise offre---------- - Vérification du dossier avant dépôt selon critères du RC : présence des pièces demandées, renommage des fichiers si besoin - Dépôt du dossier sur les plateformes dédiées ---------- Administratif ------------- - Démarches administratives diverses : traitement et rédaction de courriers. - Traitement de boîte mails et des appels entrants :standard téléphonique, filtrage des appels, gestion de boîte mail (tri, classement, diffusion des messages importants). - Gestion de planning : prise de rdv, déplacements. - Correspondance et aspect documentaire : rédaction et correction, mise à jour de documents, rapports et présentations. - Traitement dossiers de certifications : demandes de subvention, dossiers de qualification QUALIBAT, FNTP, autre. - Pré-comptabilité : devis, factures, saisie des encaissements, contrôles des relevés bancaires, - Gestion des relances clients, litiges et retards de paiement. - Gestion des plannings et du registre du personnel :suivi des heures, congés payés, annualisation, dossiers de mutuelle. - Classement, organisation : création d'une organisation efficace, numérique et papier. - Service clients / fournisseurs : assurer un support/suivi clients/fournisseurs de qualité. *** Profil recherché **** Nous ne recherchons pas un(e) comptable, mais bien une personne expérimentée dans le suivi administratif de projets du bâtiment, idéalement au sein d'un atelier d'architecte ou d'une maîtrise d'œuvre. - Maîtrise du pack Office (Word, Excel, etc.) - Connaissance d'InDesign appréciée - Très bonne maîtrise du français écrit et des règles d'orthographe - Organisation, rigueur et sens du détail - Autonomie et sens des responsabilités - Une expérience en lien avec les marchés publics et la réglementation du bâtiment serait un atout majeur *** Qualifications **** - Diplôme non obligatoire, mais une expérience significative dans l'administratif du secteur du bâtiment est fortement souhaitée - Une période de formation et/ou d'immersion professionnelle pourra être proposée si nécessaire *** Ce que nous offrons **** - L'opportunité de travailler dans une équipe soudée, familiale et de confiance - Une mission avec du sens et de la responsabilité dans des projets valorisants - Des possibilités d'évolution selon votre implication et vos compétences - Un salaire à définir en fonction du profil et de l'expérience Pour postuler : CV et lettre de motivation obligatoire