La description:
Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit dans le cadre d'un renfort. Votre quotidien en tant que chargé de scolarité : vous êtes l'interlocuteur principal des étudiants et les accompagnez tout au long de leur parcours de formation. Vos missions seront les suivantes : Accueil et interface avec l'extérieur * Accueillir, renseigner et orienter des personnes. * Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques. * Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études et missions. Lien et suivi des étudiants * Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ; * Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté. * Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins. Gestion administrative des Etudes * Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures. * Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique. * Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles. * Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours * Gérer l'ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. * Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications. * Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants. * Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération. * Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants * Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l'année d'étude supérieure ou le redoublement. * Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires. * Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études. * De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d'une ou plusieurs filières de formation. Gestion administrative des inscriptions * Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté * Organiser éventuellement la sélection des étudiants Organisation logistique * Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent. * Organiser les évaluations et les jurys en lien avec le responsable pédagogique et la personne responsable de l'organisation des DS/examens * Veiller au bon déroulement des cours * Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles; * Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants ; * Assurer un soutien à l'organisation d'évènements organisés au sein de l'entité. Pour réussir ce job, il faut : * Aimer avoir un quotidien très rythmé. * Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes. * Savoir travailler en équipe. * Aimer être au contact de différents interlocuteurs * Avoir une appétence pour les outils informatiques, et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings et pour les formules de bases.