La description:
Objectif : Garantir la réalisation et le suivi administratif des dossiers chantiers maintenance 1. Accueillir et traiter les demandes des relations internes et externes - Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur - Prendre les rdvs et planifier les interventions en milieu occupé - Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs Adéquats 2. Organiser et assurer la gestion administrative et facturation de l'activité - Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation note de service, formulaire, DC4, contrat, avenant, TS, documents, agrément, .) - Classer les documents, informations et fonds documentaires de l'activité selon les procédures internes de classement et d'archivage - Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier - Gérer administrativement les bons travaux clients de la réception à la facturation des bons de travaux - Gérer les relations clients, notamment via les outils Extranet ou plateforme numérique client - Garantir les délais de réponse, de rédaction et d'envoi de tous les courriers - Suivre les tableaux statistiques pour différents marchés - Garantir le respect des délais de transmission des documents internes - Maîtriser les logiciels de gestion (Gestra, ONAYA, .) et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, .) - Saisir numériquement les documents administratifs et les préparations de chantiers dans l'ERP - Elaborer les dossiers d'exécution - Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise - Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés - Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier - S'assurer de la révision annuelle des marchés à bons de commande - Gérer les SAV et les interventions en logements occupés (planification, gestion des rendez-vous, contrôle et information client) SAVOIR Outils informatiques à maitriser : ERP, EXCEL, WORD. La connaissance du logiciel ONAYA serait un plus ou un logiciel de suivi de chantier SAVOIR ÊTRE: Vous faites preuve de rigueur de dynamisme, et d'organisation au quotidien. Vous êtes proactif(ive) et fort(e) de proposition en termes d'amélioration continue. Vous avez une expérience dans l'assistanat bâtiment