La description:
Activités principales : - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes - Assurer l'assistance de la Direction - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier - Répondre aux demandes d'informations des différents services internes et externes - Effectuer le suivi administratif des personnels enseignants, assurer l'instruction, le contrôle et la gestion des dossiers des conférenciers et des vacataires et des contrats d'engagement pour la chaîne d'inscription - Gérer les frais de mission des personnels enseignants, de la demande à l'état liquidatif, en collaboration avec le service facturier, pour mise en paiement - Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ...), les reproduire et les diffuser - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes - Travailler en étroite collaboration avec tous les secrétariats pédagogiques et le service de la Direction des Ressources Humaines - Classer et archiver des documents Connaissance, savoir : Connaissance générale des techniques de gestion administrative Techniques d'accueil téléphonique et physique Techniques de communication Savoir-faire : Accueillir et prendre des messages Enregistrer et classer les documents Rédiger des rapports ou des documents Savoir rendre compte Travailler en équipe Maîtrise des outils bureautiques Savoir être : Capacité d'organisation, rigueur, méthode Discrétion, écoute Sens de la confidentialité Réactivité, force de proposition Très bon relationnel