La description:
Nous recherchons 2 secrétaires d'accueil I - DESCRIPTION DU POSTE La/ le secrétaire administrati(f(ve) d'accueil a pour missions : - la participation aux missions d'accueil de l'association - la gestion du standard téléphonique - la remontée d'informations auprès de la direction de tout dysfonctionnement constaté Positionnement du poste dans l'organisation du Service PJM : - Sous l'autorité de la direction et de la Responsable Administrative, il/elle assure les tâches administratives en lien avec l'accueil du public de l'association. II - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS 1- Accueil et visites - Participe aux missions d'accueil de l'Association, (tri courriers, accueil physique et téléphonique du public) - Veille au bon déroulement des visites pouvant poser des problèmes de sécurité 2- Administratif - Collabore au développement de l'environnement administratif de la personne protégée en étant déployée sur des missions ponctuelles : Archivage ; CRG ; Révision d'outils. - Procède en lien avec les secrétaires à la GED et l'indexation des documents de la vie courante des majeurs - Procède en lien avec les comptables à la GED et l'indexation des documents comptables. - Procède en lien avec la juriste à la GED et l'indexation des documents juridiques. 3- Organisation du service : - Participe aux réunions des Services Accueil, Comptabilité et Administrative pour tout sujet concernant ses missions - En cas d'absence de son binôme assure la suppléance - Informe la direction de tout dysfonctionnement constaté 4- Représentation du service : - Participe à l'accueil des intervenants extérieurs et au premier niveau d'information ou de représentation du Service. III - COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES - Organisation, méthode, sens des priorités, capacités rédactionnelles - Vigilance, respect de la réglementation et des instructions données - Esprit d'initiative et sens du compte-rendu - Disponibilité et réactivité Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être amendée en fonction des besoins de Confluence Sociale.